Dataskyddsförordningen (GDPR) - undervisar och handleder

Steg 5 – Bestäm vilka delar informationen som ska raderas respektive bevaras när arbetet är klart

Personuppgifter får inte bevaras längre tid än vad som är nödvändigt och ska raderas när de inte längre behövs. Samtidigt kan det finnas delar av informationen som måste bevaras för att kunna styrka slutsatserna i examensarbetet eller för att de är nödvändiga för framtida behandlingar. Innan det praktiska arbetet startar är det därför viktigt att bestämma vad som ska hända med de insamlade personuppgifterna efteråt. Vilka uppgifter ska bevaras respektive gallras? Under arbetets gång kan det finnas anledning att ompröva den ursprungliga planen men det är viktigt att det finns en grundläggande plan, inte minst för att kunna besvara frågor från de registrerade (personerna vars uppgifter samlas in).

Gallring/arkivering

Normalt används personuppgifter endast som underlag för ett examensarbete och mer sällan i den färdiga uppsatsen. Det är därför viktigt att kunna avgöra vilka delar av förarbetet som ska bevaras och vilka som ska raderas. Grundprincipen för insamlade personuppgifter är att dessa inte får hanteras under längre tid än vad som är nödvändigt, samtidigt är det viktigt att kunna styrka de slutledningar som görs i det färdiga arbetet och det kan därför vara nödvändigt att bevara uppgifter i form av personuppgifter även efter det att examensarbetet är betygsatt och klart. Vad som behöver sparas och vad som bör raderas bör prövas i samband med respektive arbete. Uppgifter som behöver bevaras skall arkiveras och övriga skall raderas om inte annat har angetts vid insamlandet och godkänts genom samtycke. Universitetets arkiv kan svara på frågor kring arkivering.