Dataskyddsförordningen (GDPR) - undervisar och handleder

I formuläret finns det hjälp och förklaringar för varje steg som ska skrivas in. Registret skall inte innehålla några av de insamlade personuppgifterna utan bara en förteckning över vad som samlas in och behandlas så att universitetet har kontroll över vilka behandlingar som pågår. Linnéuniversitetet har formellt ansvar för de personuppgiftsbehandlingar som utförs inom hela verksamheten och det gäller också examensarbeten.

Registrering av behandlingen

Universitetet är som nämnts ovan personuppgiftsansvarig även för studenternas examensarbeten och har upprättat ett register över de personuppgiftsbehandlingar som bedrivs inom ramen för verksamheten. Varje behandling skall registreras och detta innebär att den student som tänker använda personuppgifter för sitt examensarbete också ska registrera behandlingen i registret. I korthet via formuläret Anmälan om personuppgiftsbehandling - Examensarbeten fyller man i uppgifter om:

• ändamålet med behandlingen,
• kontaktperson för behandlingen (studenten),
• en beskrivning av vilka typer av uppgifter som samlas in,
• hur länge uppgifterna ska behandlas (om det är möjligt att ange)
• och om möjligt en beskrivning av de tekniska och organisatoriska skyddsåtgärderna.

Vidare ska vissa andra uppgifter också finnas med i registret men dessa är gemensamma för alla behandlingar och är förifyllda. Efter inloggning i registret finns det hjälptexter tillgängliga som förklarar vad som ska skrivas in i de olika fälten. Registreringen är inte särskilt komplicerad och innehåller inte någon data från själva behandlingen utan bara uppgifter om att en behandling bedrivs, vad den går ut på och av vem den bedrivs. Inloggning görs med den personliga datoridentiteten och alla som har ett konto vid lärosätet har också möjlighet att registrera sina personuppgiftsbehandlingar här. Den som arbetar inom en befintlig behandling behöver inte registrera något utan det är endast den som upprättar en behandling som gör det (exempelvis en student som bestämmer sig för att arbeta med personuppgifter för sitt examensarbete). Registreringen är ett krav genom dataskyddsförordningen och är viktig för att Linnéuniversitetet som personuppgiftsansvarig skall ha en överblick över arbetet som sker och vid behov kan nå rätt personer.