4.1.1 Arkivering

Linnéuniversitetet är en myndighet och ansvarar för sin arkivbildning. Arkivbildningen består av den information som är allmänna handlingar och de innehåller givetvis också i många fall personuppgifter.

Personuppgifter ska inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Men denna bestämmelse hindrar inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att lärosätets arkivmaterial senare tas om hand av en arkivmyndighet. Detta räknas som laglig grund för att utföra uppgifter av allmänt intresse.

Känsliga personuppgifter har ett starkare skydd. Till känsliga personuppgifter räknas enligt Dataskyddsförordningen uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, genetiska och biometriska uppgifter samt uppgifter om en persons hälsa, sexualliv eller sexuella läggning samt personuppgifter som rör fällande domar i brottmål. Även genetiska uppgifter och biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person kan enligt förordningen räknas som känsliga personuppgifter.

Enligt Arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser.

  • Allmänhetens rätt till insyn - Offentlighetsprincipen enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) är central i den svenska rättsordningen. Den innebär att allmänheten, ofta enskilda individer och företrädare för media, har rätt till insyn i myndighetens arbete och tillgång till dess allmänna handlingar. De allmänna handlingar som beskriver verksamheten över tid ska därför bevaras.
  • Rättskipningen och förvaltningen - Handlingar som bevisar vad myndigheten eller den enskilda tjänstemannen har gjort eller inte gjort, t.ex. vad myndigheten kommit överens om genom ett avtal med annan part, är viktiga att bevara.
  • Forskningens behov – De handlingar som bedöms vara värdefulla för framtida forskning ska bevaras. Den bedömningen görs ofta i samråd med verksamheten.

Förutom Arkivlagens krav på bevarande finns det självklart även ett behov av att bevara information för att tillgodose verksamhetens behov av att kunna följa den egna verksamheten genom avslutade och arkiverade ärenden och projekt.